Kiểm tra kỹ lỗi văn bản trước khi in để tránh lãng phí

Thi thoảng bạn có thể gặp một số lỗi đơn giản khi dùng máy in như tài liệu bị đốm mực, thứ tự trang in bị ngược, lề bản in không đúng với bản trên máy tính…trong lúc in. Để khắc phục các lỗi này giúp máy in hoạt động bình thường, mayin123 mời bạn tìm hiểu các thủ thuật đơn giản sau đây.

Trật tự trang in bị ngược

Triệu chứng

Trong lúc đợi bản in đầu tiên được thực hiện, bạn chợt phát hiện ra rằng trang cuối cùng ra trước nhưng trang đầu tiên lại xuất hiện sau cùng. Chuyện này không ảnh hưởng đến chất lượng in, nhưng sẽ khiến bạn phải tốn công sắp xếp lại trật tự các trang.

Chẩn đoán

Thiết lập máy in bị sai do chỉnh nhầm hoặc lỗi trình điều khiển, hệ điều hành làm phát sinh lỗi này. Dân kỹ thuật gọi hiện tượng này là lỗi Front to Back.

Khắc phục

Đối với Windows XP, bạn vào menu Start > Settings > Printers and Faxes, nhấn phải chuột vào biểu tượng máy in đang lỗi và chọn Properties. Trong thẻ General, bạn nhấn nút Printing Preferences. Tiếp tục, tại mục mục Page Order của thẻ Layout, bạn chọn lại thành Front to Back > Apply > OK.

windows XP
windows XP

Với Windows Vista/7, bạn vào Start > Control Panel > Hardware and Sound > Devices and Printer > chọn tên máy in bị lỗi. Sau đó, nhấn chọn Display Printer Properties và thiết lập tương tự như trên Windows XP.

Windows 7
Windows 7

Canh lề và ngắt dòng của bản in không đúng với văn bản gốc trên máy

Triệu chứng

Các lề của trang giấy bị hẹp, đôi khi mất chữ hoặc thừa quá nhiều sau khi in. Khiến cho trang in bị mất thẩm mỹ.

Chẩn đoán

Có thể do bạn chưa thiết lập lại cỡ giấy in chính xác cho văn bản. Ví dụ khi bạn in trên khổ A4 với văn bản dạng Letter (21,59 x 27,94 cm) hay ngược lại.

Điểu chỉnh kích thước trang
Điểu chỉnh kích thước trang

Khắc phục

Trong trường hợp này, từ chương trình của bộ Office 2003, bạn vào File > Page Setup (hoặc vào thẻ Page Layout > nhấn nút mũi tên ở góc phải để vào Page Setup – đối với bộ Office 2007/2010). Tiếp tục, bạn nhấn thẻ Paper trong hộp thoại Page Setup và sau đó xem trong mục Paper Size để biết loại giấy chương trình sẽ dùng để in tài liệu. Nếu bạn thấy mục Paper Size là A4 – 21×29.7 cm thì đây là một khổ giấy tiêu chuẩn. Nhấn Cancel trong hộp thoại Page Setup và thực hiện các bước sau đây để giải quyết vấn đề này:

Đối với Office 2003, bạn vào Tools > Options  để mở hộp thoại tùy chọn > vào thẻ Print > đánh dấu vào tùy chọn Allow A4/Letter Paper Resizing > nhấn OK.

office 2003
office 2003

Đối với Office 2007/2010, bạn nhấn vào Office Button > Word Options > chọn thẻ Advanced > kéo xuống mục Print > đánh dấu trước tùy chọn Scale content for A4 or 8.5 x11” paper sizes > OK.

office 2007/2010
office 2007/2010

Tiến hành in tài liệu bình thường.

Chú ý: Để có bản in đẹp nhất, bạn phải thiết lập cỡ giấy in trong chương trình soạn thảo trùng với cỡ giấy đang dùng của máy in.

Không thể in được và liên tục báo lỗi

Triệu chứng

Máy báo lỗi “in thất bại” This document failed to print khi in như hình.

báo lỗi
báo lỗi

Chẩn đoán

Mặc dù rất đơn giản nhưng có thể bạn chưa bật máy in hoặc chưa cắm điện nguồn, hoặc chưa được quyền in trong mạng nội bộ.

Khắc phục

Bạn phải kiểm tra để xem dây nguồn của máy in đã được cắm vào ổ điện, máy in đã được bật và nối với máy tính thành công hay chưa đối với máy in cục bộ. Còn đối với máy in trong mạng, bạn cần kiểm tra thêm dây cáp kết nối giữa máy tính và máy in, và đặc biệt cần xem xét lại quyền sử dụng máy in mạng có thiết lập dành cho mình hay không. Bạn dùng phép loại trừ các trường hợp nêu trên để có cách khắc phục đúng.

LEAVE A REPLY