Fuji Xerox đưa ra giải pháp bảo mật tài liệu cho máy in
Fuji Xerox đưa ra giải pháp bảo mật tài liệu cho máy in

Bảo mật máy in doanh nghiệp là vấn đề hết sức quan trọng không nên bỏ qua. Mọi tài liệu, văn bản công ty đều được xử lý qua máy in nên cần cẩn trọng.

Giải pháp bảo mật máy in

Mới đây hãng máy in Fuji Xerox đã cho ra đời phần mềm ApeosWare Image Log Management có khả năng ghi nhận lại tất cả những thông tin hình ảnh được truyền tải trong quá trình xử lý tài liệu tại văn phòng làm việc, in ra giấy in từ công ty giấy chất lượng.

Đa số, tại các văn phòng công ty ở Việt Nam hiện nay đều dùng chung một hệ thống mạng, các thiết bị in ấn, máy in, máy photocopy, quét/fax đều được sử dụng chung nên rất dễ gặp rủi ro là rò rỉ thông tin nội bộ ra bên ngoài. Giải pháp ứng dụng mới của Fuji Xerox có thể ghi nhận lại được hết tất cả những hình ảnh về quá trình làm việc, ghi nhận được thông tin cụ thể về người dùng, loại tài liệu, thiết bị sử dụng.

Giải pháp bảo mật máy in
Giải pháp bảo mật máy in

Cách thức sử dụng phần mềm bảo mật

Phần mềm ApeosWare Image Log Management như có chức năng ghi chép lại hết mọi thông tin thiết bị đã được cài đặt, nhằm xác định được tài liệu truy xuất ra vào thời gian nào, hoạt động ra sao. Mọi thứ sẽ được nhận diện và lưu trữ về dưới dạng hình ảnh, giúp người quản lí kiểm soát được hoạt động xử lý tài liệu theo từng người dùng hay nhóm người. Kết hợp công cụ quản lý này với các công cụ xác thực người dùng như mật khẩu hay thẻ, mọi hoạt động của người dùng trong văn phòng đều được ghi nhận lại.

Nếu thông tin rò rỉ, doanh nghiệp có thể truy tìm ra được người phá bằng cách tra lại cơ sở dữ liệu nhờ tính năng nhận diện ký tự OCR, và biết được thông tin nào đang rò rỉ để kịp thời ngăn chặn. Chưa kể, hệ thống bảo mật máy in này sẽ xuất ra báo cáo và gửi đến người quản lý sau một khoảng thời gian được ấn định theo mức độ quan trọng. Tính năng này giảm thiểu khả năng rò rỉ thông tin khi sử dụng máy in đa chức năng hay các hay các thiết bị tương tự.

Ngoài ra, cũng nên chọn các dòng máy in bền, linh kiện thay thế có sẵn không khó tìm, chi phí thay linh kiện rẻ, không kén các loại giấy in từ các công ty giấy uy tín tương tự máy in canon LBP 2900 cũng sẽ giúp tiết kiệm chi phí về lâu về dài đấy.